O que é acompanhamento Processual em Órgãos Públicos
Empresas com portfólio grande — imóveis, filiais, clientes — costumam manter dezenas ou centenas de processos abertos simultaneamente em prefeituras, secretarias estaduais e autarquias. Cada um tramita em um ritmo diferente, em um sistema diferente, com um prazo próprio de manifestação. Perder um prazo de resposta pode significar arquivamento do processo por decurso e a necessidade de recomeçar do zero, com custo e tempo perdidos.
Para o parceiro, o problema raramente é técnico: é operacional. Uma administradora de condomínios, uma imobiliária ou uma gestora de portfólio não tem estrutura para entrar em dezenas de portais e protocolos físicos toda semana só para saber se algo mudou. O controle em planilha falha quando o volume cresce, e cada órgão tem sua própria lógica de tramitação.
A Alfa Polo assume esse back-office: cadastra os processos, consulta os órgãos na periodicidade combinada, identifica movimentações e devolve relatório consolidado para a sua equipe agir a tempo — com atendimento direto e transparente, em nome da Alfa Polo, e confidencialidade sobre os dados de cada cliente.
Como parte de gestão e consultoria técnica, este trabalho pode ser combinado com implantação de programas de compliance regulatório (iso 37301) e inspeção hidráulica em imóvel: a mesma equipe técnica executa tudo, com um ponto de contato e um cronograma único.
Quando contratar (ou terceirizar) este serviço
- Sua carteira tem dezenas ou centenas de processos abertos em prefeituras, secretarias e autarquias diferentes
- Sua equipe já perdeu prazo de manifestação por não conseguir monitorar todos os portais
- Você vende gestão de licenças ou de processos para o cliente final e precisa de um back-office que não erra prazo
- Cada processo tramita em um sistema diferente e sua equipe não tem tempo de acompanhar todos manualmente
- Você quer um relatório periódico e consolidado de status para repassar ao cliente, sem montar estrutura própria
- Um processo específico está parado há meses e você precisa de alguém que vá até o órgão entender a situação
O que entregamos
- Levantamento e cadastro de todos os processos ativos do parceiro nos respectivos órgãos
- Consulta periódica de status em portais e protocolos físicos
- Relatório periódico de acompanhamento com a situação de cada processo
- Alertas de prazo para manifestação, recurso ou complementação
- Triagem e resposta a exigências simples dentro do escopo contratado
- Ida presencial ao órgão quando o processo exigir contato direto
- Consolidado na periodicidade contratada para toda a carteira
Como funciona, passo a passo
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1
Briefing e levantamento
Você nos passa a lista de processos ou dá acesso aos protocolos, e definimos juntos a periodicidade de acompanhamento.
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2
Cadastro e mapeamento
Organizamos cada processo por órgão, número de protocolo e prazo, montando a base de monitoramento.
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3
Monitoramento periódico
Consultamos os portais e protocolos na frequência combinada, identificando movimentações e exigências.
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4
Relatório e alertas
Enviamos relatório consolidado de status e alertamos os prazos críticos para sua equipe agir a tempo.